企業内では日常的に数多くの会議が開催されています。しかし、参加者が遠隔地に分散している場合、移動時間や移動コストが発生する上、スケジュールが調整できても会議室が予約できないなど、業務効率を低下させる問題点が数多くありました。そこで三菱東京UFJ銀行では、距離や場所の制約を越えオンデマンドで会議を開催できるWeb会議システムの利用を開始しました。また、A3サイズで記述された詳細な報告書も拠点間で共有可能な仕組みを構築し、ペーパーレス化の促進を行っています。

■Web会議システムの特長

■あらゆる場所から会議の参加が可能（会議室、コアテーブル、自席） Web会議システムが設置されている会議室に加えて、フロア内のコアテーブルへPCとボイスポイント※を設置することでWeb会議へ参加できます。また、自席PCからカメラとヘッドセットを利用して参加することも可能です。 ※ボイスポイント：マイク、スピーカー、エコーキャンセラーが一体になった小型装置 ■会議資料を遠隔地間で共有し、ペーパーレス化を促進 従来は会議開催前にメールなどで資料を送付後、それぞれの拠点で紙を出力して会議へ参加していました。しかし、資料が多い場合は遠隔の発表者がどの資料のどの部分を説明しているのか分かりずらく会議の効率をさげていました。資料共有機能を利用する事で、遠隔の発表者があたかも同じ部屋で説明をしているかのように、マウス操作や資料の切り替えもすべての拠点で同期をとって画面に表示することが可能になりました。

■Web会議の活用例

従来のTV会議では、高価な専用機器とISDNなどの回線がある数少ない会議室へ、メンバーが事前に出力した資料を持ち寄り参加するというものでした。今後は社内に張り巡らされたIPネットワークを回線として使うWeb会議の特長を生かすことで、従来のTV会議と同等な使い方はもちろん、それ以外のさまざまな利用シーンにおける強固なコミニケーションインフラとして活用が期待できます。
利用シーン1　大規模プロジェクトのコミニケーションインフラとして 社内で結成された大規模プロジェクトのメンバーは複数の拠点に点在しており、打ち合わせを行うために集合するのは容易ではありません。また、仕様書やネットワーク回線図など1ページあたりの情報量が非常に多いドキュメントを変更する場合、遠く離れたメンバー間で修正内容を確認し合意をとるのは非常に時間がかかる上、間違えも発生しやすくなります。Web会議を使う場合は頻繁に発生するドキュメント変更の確認も、具体的な変更箇所を指し示しながら離れた場所にいるメンバーと議論することができます。また、修正した内容がリアルタイムで相手の画面にも反映されるため、会議に参加しているメンバーが同じ部屋にいる感覚で議論することが可能です。
利用シーン2　忙しいときに自席から会議参加 長時間におよぶ会議のすべてに参加するまでの時間はとれないが、仕事を進める上で毎週開催される定例会議の内容は必ず把握しておきたいというケースは日常的に発生します。このような場合、自席からヘッドセットだけで会議へ参加し、必要な時間帯だけ自席から発言するという使い方も可能です。

■Web会議システムの利用イメージ

Web会議に必要な機材は会議を行う場所の広さや参加人数によって、柔軟な構成を組むことが可能です。数名程度であればノートPC一台に小型のボイスポイントを接続するだけでWeb会議に参加することができ、大会議室においては各拠点の様子をプロジェクターに映し出し、詳細なドキュメントは参加者の前に配置した高解像度ディスプレイへ表示するといった構成も可能です。 ■拠点映像   ■資料共有 映像をプロジェクターに表示して各拠点の状況を確認します。（発言権のない拠点では画像が表示されません。） ※画面はNEC社製 コミュニケーションドア 高解像度ディスプレイを使用するとA3サイズのドキュメントもクリアに表示可能です。 ※画面はCITRIX社製 カンファレンスマネージャー